CRM-жүйелерін әзірлеу және бизнесті автоматтандыру

• Сату және клиенттермен жұмыс (CRM). Бірыңғай клиенттер базасы, мәмілелер воронкасы, өтінімдерді менеджерлер арасында бөлу, қоңыраулар мен хат алмасу тарихы, еске салғыштар, өңдеу мерзімдерін бақылау.
• Дилерлік және серіктестік желілер (DMS). Лидтерді өңірлер мен дилерлер бойынша бөлу, KPI бақылау, бас кеңсеге арналған есептілік, әр серіктеске қолжетімділік құқықтары.
• Қойма және логистика (WMS). Бірнеше қойма мен сақтау аймақтары, мекенжайлық сақтау, қабылдау, орын ауыстыру, түгендеу, жөнелту, партиялар, сериялық нөмірлер мен жарамдылық мерзімдері, штрихкод сканерлерімен жұмыс.
• Сатып алу және тауар есебі. Филиалдар бойынша қалдықтар, ең аз қалдық бойынша жеткізушілерге автоматты өтінімдер, жеткізушілер мен шарттар есебі.
• Шарттар, шоттар және төлемдер. Шарт мерзімдері, шоттарды автоматты түрде қою, төлемдер мен берешек есебі, есептегіш көрсеткіштері бойынша есептеулер.
• Ішкі процестер. Корпоративтік портал: бөлімшелер арасындағы тапсырмалар, құжат айналымы мен келісулер, білім базасы, күнтізбе, қызметкердің жеке кабинеті.
• Клиенттерге арналған сервис. Операциялар тарихы, төлем кестелері, онлайн-төлем, өтініштер және құжаттарға қол қою мүмкіндігі бар жеке кабинеттер.
• Оқыту. Курстары, тесттері, тапсырмаларды тексеру және үлгерім есептері бар LMS-платформалар.

Автоматтандыру уақыты келгенінің белгілері

• өтінімдер жоғалады, оларды кім және қашан өңдегені түсініксіз;
• қалдықтар қолмен салыстырылады, ал алшақтықтар тек түгендеу кезінде анықталады;
• басшы есепті бірнеше кестеден жинап, оған күндер жұмсайды;
• бір деректер екі-үш бағдарламаға енгізіледі;
• жаңа қызметкер не қайда жатқанын апталап түсінеді, ал клиенттер тарихы менеджермен бірге кетеді.

Автоматтандыру көбіне бір тар жерден басталады — мысалы, сайттан келген өтінімдер менеджерлер арасында жоғалады немесе қойма Excel-де салыстырылады, — содан кейін жүйе біртіндеп модульдермен толығады. Қоймадағы немесе далалық қызметкерлерге компьютердің орнына телефон керек болса, жүйеге мобильді қосымша қосылады; сыртқы пайдаланушыларға алаң қажет болса — портал немесе маркетплейс.

Дайын CRM-дер — Bitrix24, amoCRM және басқалары — типтік сату бөліміне жақсы сай келеді: өтінім, мәміле, қоңырау, шот. Процестеріңіз осы сызбаға сыйса, нөлден әзірлеу қажет емес, мұны ашық айтамыз. Сондай-ақ дайын CRM-дерді сайттар мен интернет-дүкендерге қосамыз.

Өз жүйеңіз мына жағдайларда тиімдірек:

• процестер стандартты емес — дилерлік желі, партиялары мен жарамдылық мерзімдері бар дәріхана қоймасы, жалға беруді басқару, көп сатылы келісулер;
• пайдаланушылар көп, және әр жұмыс орнына абоненттік төлем компаниямен бірге өседі;
• аралық сервистер арқылы алмасу емес, 1С, ERP, қойма жабдығы, телефония және сайтпен терең интеграция қажет;
• бірнеше бытыраңқы бағдарлама мен кестені ортақ деректері бар бір жүйемен ауыстыру керек;
• интерфейс дайындық деңгейі әртүрлі қызметкерлерге — қоймашыларға, курьерлерге, операторларға — қарапайым болуы маңызды.

Аралық нұсқа да бар: сату бөлімі үшін дайын CRM-ді қалдырып, қойманы, құжаттарды немесе серіктестермен жұмысты жеке жүйеге шығарып, оларды API арқылы байланыстыру. Қай жол тиімдірек екенін әзірлеу басталғанға дейін, зерттеу кезеңінде талдаймыз. CRM-нің ERP-ден айырмашылығы және әрқайсысы қашан керек екені туралы толығырақ — «CRM және ERP: айырмашылығы неде» мақаласында.

• Қазақстандағы Kia дистрибьюторына арналған DMS. Нөлден жасалған Dealer Management System: өтінімдерді өңірлер мен дилерлер бойынша автоматты бөлу, өңдеу мерзімдерін бақылау, алғашқы байланыстан автокөлікті беруге дейінгі воронка, өңірлер бойынша KPI және бас кеңсеге арналған дашбордтар. kia.com.kz сайтындағы формалар тікелей DMS-ке түседі.
• KAZMINERALS үшін WMS. Қорап өнімдерінсіз жасалған қойма жүйесі: бірнеше қойма, мекенжайлық сақтау, қабылдау, жөнелту және түгендеу, штрихкод сканерлерімен нақты уақытта жұмыс. Oracle E-Business Suite-пен екіжақты интеграция: номенклатура, құжаттар және тауар қозғалысы туралы нақты деректер автоматты түрде синхрондалады.
• «Ак Жол Фарм» дәріхана желісіне арналған CRM. Сериялар мен жарамдылық мерзімдерін ескере отырып, дәріханалар бойынша қалдықтар, деректер жинау терминалдарымен түгендеу, жеткізушілерге автоматты өтінімдер, сату және адалдық бағдарламасы, Provizor платформасы арқылы B2B-тапсырыстар, IP-телефониямен және клиенттермен хат алмасуға арналған Wazzup-пен интеграция.
• Жылжымайтын мүлікті жалға беруді басқаруға арналған CRM. Объектілер, жалға алушылар және мерзімдері туралы еске салатын шарттар, автоматты шоттар, төлемдер мен берешек есебі, есептегіштер бойынша есептеулер, басшының дашборды.
• «Қазтелепорт» АҚ корпоративтік порталы. Қызметкерлердің жеке кабинеттері, бөлімшелер арасындағы тапсырмалар, құжат айналымы, күнтізбе және білім базасы бар, ішкі есеп және персоналды басқару жүйелерімен біріктірілген интранет.
• «Эксперт Плюс» коллекторлық агенттігіне арналған жеке кабинет. ЖСН және SMS-код арқылы кіру, берешек пен төлем кестесі туралы мәліметтер, Kaspi, Halyk және ePay арқылы онлайн-төлем, агентпен хат алмасу және келісімдерге қол қою.

Бұл жобалардың толық сипаттамасы — «Портфолио» бөлімінде.

Басқа бағдарламалардан бөлек өмір сүретін CRM тез арада қолмен толтыру керек тағы бір кестеге айналады. Сондықтан интеграцияларды архитектураға басынан бастап енгіземіз.

• Есеп жүйелері: 1С, Oracle ERP, МойСклад — номенклатура, қалдықтар, құжаттар, өзара есеп айырысу.
• Төлемдер: Kaspi, Halyk, ePay — балансты автоматты жаңарта отырып, шоттар мен берешекті онлайн төлеу.
• Клиенттермен байланыс: IP-телефония (клиент карточкасындағы қоңыраулар тарихы), Wazzup арқылы WhatsApp, SMS, email және push-хабарламалар.
• Сайт және жарнама: сайттан, лендингтерден және интернет-дүкеннен келген өтінімдер жүйеге көзімен бірге түседі.
• Жабдық: штрихкод сканерлері, деректер жинау терминалдары, қызметкерлерге арналған мобильді қосымшалар.
• Дайын CRM-дер: процестердің бір бөлігі соларда қалса, Bitrix24 және amoCRM-мен деректер алмасу.
• Құжаттар: шарттар мен шоттарды қалыптастыру, SMS немесе ЭЦҚ арқылы қол қою.
• Сыртқы серіктестер: дилерлерге, жеткізушілерге және B2B-платформаларға арналған API.

Алмасуды сыртқы жүйедегі ақау жұмысты бұзбайтындай етіп құрамыз: алмасу операцияларының бәрі журналға жазылады және қайталанудан қорғалған. Жеке жүйесіз тек сайтты Kaspi немесе 1С-пен байланыстыру керек болса, Kaspi, 1С және МойСклад-пен интеграция бетін қараңыз.

1. Зерттеу. Басшымен және жүйеде жұмыс істейтін қызметкерлермен кездесіп, процестер қазір қалай құрылғанын қараймыз: деректер қайда сақталады, қандай операциялар қолмен жасалады, уақыт қай жерде жоғалады.
2. Процестер мен рөлдерді сипаттау. Жүйеде кім не істейтінін, өтінімдер, құжаттар және тауарлар қандай мәртебелерден өтетінін, басшылыққа қандай есептер керек екенін бекітеміз.
3. Техникалық тапсырма және жоспар. Жүйені модульдерге бөліп, іске қосу ретін анықтаймыз: бірінші болып ең тез нәтиже беретін модуль іске қосылады. Әр кезеңнің мерзімі мен құнын шартта бекітеміз.
4. Интерфейс прототиптері. Экрандарды бағдарламалауға дейін көрсетіп, болашақ пайдаланушыларда тексереміз — осылайша жүйе ұзақ оқытусыз түсінікті болады.
5. Әзірлеу және интеграциялар. Модульдерді бағдарламалап, есеп жүйелерін, төлемді, телефонияны, жабдықты қосамыз.
6. Деректерді көшіру. Клиенттерді, тауарларды, шарттар мен қалдықтарды ескі бағдарламалар мен кестелерден жүктейміз.
7. Пилоттық іске қосу. Жүйені бір бөлімде, қоймада немесе филиалда қосып, кері байланыс жинаймыз және ыңғайсыздықтарды түзетеміз.
8. Оқыту және толық іске қосу. Қызметкерлерді оқытып, нұсқаулықтар дайындаймыз, бүкіл компанияны жүйеге көшіреміз.
9. Даму. Іске қосылғаннан кейін бизнес өскен сайын модульдер мен есептерді қосамыз.

Сізден не қажет болады: жоба бойынша шешім қабылдайтын жауапты қызметкер, жүйенің болашақ пайдаланушыларымен сөйлесу мүмкіндігі, қазір жұмыс істеп жүрген құжаттар мен есептердің үлгілері және алмасуды баптау үшін есеп жүйелеріне қолжетімділік.

Мерзімдер модульдер мен интеграциялар санына байланысты, сондықтан оларды зерттеуден кейін айтамыз. Кезең-кезеңімен жұмыс істеу жүйені барлық функционал дайын болғанға дейін пайдалана бастауға және бюджетті уақыт бойынша бөлуге мүмкіндік береді.

CRM-жүйесін немесе автоматтандыру жүйесін әзірлеу — 1 500 000 ₸-ден бастап. Нақты құнын процестерді зерттегеннен кейін есептейміз: осылайша смета функциялардың жалпы тізіміне емес, нақты міндеттерге сүйенеді.

Бағаға не әсер етеді:

• модульдер саны: сату, қойма, сатып алу, шарттар, қаржы, есептер;
• рөлдер саны және қолжетімділік құқықтарының күрделілігі — менеджерлер, басшылар, филиалдар, сыртқы серіктестер;
• 1С, ERP, төлем жүйелері, телефония және жабдықпен интеграциялар;
• мобильді қосымша немесе деректер жинау терминалдарына арналған интерфейс;
• ескі жүйелерден көшірілетін деректер көлемі;
• жүктемеге, қауіпсіздікке және операцияларды журналға жазуға қойылатын талаптар.

Бастапқы салымдарды қалай азайтуға болады: алдымен ең қымбат мәселені шешетін бір модульді іске қосып, жүйені нәтижеге қарай дамыту. Бұл ретте төлем бір сомамен емес, кезең-кезеңімен жүреді.

Өтелімді қалай бағалау керек. Қызметкерлер деректерді қолмен көшіру мен салыстыруға айына қанша сағат жұмсайтынын, жауапсыз қалатын өтінімдер санын және қалдықтар мен шоттардағы қателердің қаншаға түсетінін есептеңіз. Әдетте осының өзі қай модульді бірінші автоматтандыру керегін және ол қанша уақытта өзін ақтайтынын түсінуге жеткілікті.

Қорап CRM-дерінен айырмашылығы, өз жүйеңіз үшін әр пайдаланушыға абоненттік төлем төлеудің қажеті жоқ: штат өскен сайын иелену құны өспейді. Іске қосылғаннан кейін жүйе кепілдікте болады — 24 ай тегін техникалық сүйемелдеу.

Бөліп төлеу. Әзірлеуді студияға тікелей бөліп төлеуге болады — 12 айға дейін, банксіз және артық төлемсіз; бастапқы жарна мен кестені жеке анықтаймыз. Толығырақ — «Бөліп төлеу» бетінде.

• Күрделі жүйелер тәжірибесі. Дилерлік желіге арналған DMS, Oracle ERP-мен интеграцияланған WMS, деректер жинау терминалдары бар дәріхана желісіне арналған CRM — бұлар сайт-визиткалар емес, компаниялардың күнделікті жұмысы тәуелді жүйелер.
• Процестеріңізге арнап нөлден әзірлеу. Қорап шектеулерінсіз: жүйе бизнесіңізге қажетті нәрсені жасайды және онымен бірге дамиды.
• Міндетке сай стек. Жүйелердің көпшілігіне Laravel, Vue және Node.js, тапсырыс берушінің IT-ландшафты талап ететін корпоративтік шешімдерге .NET пен C#.
• Қауіпсіздік және бақылау. Рөлдік қолжетімділік моделі, операцияларды журналға жазу, қос есептен шығарудан және деректердің қайталануынан қорғау.
• Өз командамыз. Интерфейстерді жобалау мен әзірлеуді студия мамандары жүргізеді — фрилансерлерсіз.
• Шарт, кезеңдік төлем және 12 айға дейін бөліп төлеу. Тәуекелдер бөлінген: сіз әр кезеңнің нәтижесі үшін төлейсіз.
• Іске қосылғаннан кейін 24 ай тегін сүйемелдеу.

Ішкі жүйемен бірге оған өтінімдерді жіберетін жаңа сайт керек болса, корпоративтік сайт немесе интернет-дүкен әзірлеу беттерін қараңыз. Алдын ала бағалау алу үшін міндетіңізді «Сайтқа тапсырыс беру» бетіндегі формада сипаттаңыз: қандай процестерді автоматтандырғыңыз келеді, жүйеде қанша қызметкер жұмыс істейді және оны қандай бағдарламалармен байланыстыру керек.